Otel muhasebe prosedürleri konaklama endüstrisindeki bir firmanın düzenlemelere ve muhasebe ilkelerine uygun doğru finansal tablolar hazırlamasına yardımcı olur. Bu düzenlemeler uluslararası finansal raporlama standartlarını (UFRS) ve ABD genel kabul görmüş muhasebe ilkelerini (GAAP) içerir. Ayrıca, Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu (SEC) ve Halka Açık Şirket Muhasebe Denetleme Kurulu (PCAOB) kuralları ile de ilgilidir.
Gelir ve Gider Tanıma
SEC ve PCAOB düzenlemeleri bir konaklama şirketinin gelir ve gider tanıma (kayıt) sistemlerinde yeterli ve fonksiyonel kontroller oluşturmasını gerektirir. Gelir, bir otelin hizmet vererek veya oda kiralayarak elde ettiği gelirdir. Gelir kalemlerine örnek olarak konuk rezervasyon ücretleri ve oda ücretleri dahildir. Bir otel muhasebecisi, tutarını artırmak için bir gelir hesabını kredilendirir ve hesap bakiyesini düşürmek için borçlandırır. Masraflar, bir otelin hizmet sağlama veya oda kiralama konusunda meydana getirdiği maliyet veya zarardır. Giderler maaşlar, yiyecek ve içecek maliyeti ve kamu hizmetleri ile ilgili olabilir. Bir otel muhasebecisi, tutarını artırmak için bir gider hesabından borç alır ve hesap bakiyesini düşürmek için kredi verir. Bir konaklama firması gelir ve giderlerini kar ve zarar tablosunda raporlar.
Varlık ve Sorumluluk Kaydı
Bir otel yöneticisi, varlık ve borç kayıt sistemlerinde yeterli kurallar uygulamalıdır, çünkü varlık ve borç kalemleri şirketin finansal sağlamlığını gösterir. Bu kalemler bir firmanın işletme sermayesini veya kısa vadeli nakit kullanılabilirliğini yansıtır (işletme sermayesi, cari varlıklar eksi cari borçlara eşittir). Bir varlık, bir otelin sahip olduğu nakit ve stoklar (kısa vadeli varlıklar) veya emlak ve makineler (uzun vadeli varlıklar) gibi bir kaynaktır. Yükümlülük, otelin vadesi geldiğinde ödemesi gereken borçtur ya da zamanında yerine getirmesi gereken finansal bir sözdür. Kısa vadeli borç, bir konaklama firmasının bir yıl veya daha kısa sürede geri ödemesi gereken bir borçtur, oysa uzun vadeli borçların bir yıl sonra ödenmesi gereken bir borçtur. Bir otel muhasebecisi, tutarını artırmak için bir varlık hesabından borç alır ve hesap bakiyesini azaltmak için kredi verir. Bir borç hesabı için bunun tersi geçerlidir. Bir otel, bilançoda varlık ve borçları rapor eder.
Finansal Raporlama
ABD GAAP ve IFRS gibi SEC düzenlemeleri ve PCAOB kuralları gibi muhasebe düzenlemeleri ve prosedürleri, bir konaklama şirketi için “adil” bir raporlama yapıp her çeyrek veya yılın sonunda finansal tabloları doldurmayı gerektirir. Otel muhasebe terminolojisinde "adil", doğru veya amaç anlamına gelir. Tam bir finansal rapor seti, bir bilançoyu (aksi takdirde finansal durum tablosu olarak da bilinir), kar ve zarar tablosunu (P&L veya gelir tablosu), nakit akış tablosunu ve özkaynak tablosunu (aynı zamanda elde edilen kazançlar tablosu olarak da adlandırılır) içerir.).
