Bir not - kısa not için - profesyonel bir ortamda bir grup insanla paylaşılacak bilgileri kaydeden yazılı bir iletişimdir. Notlar çeşitli şablonlarda biçimlendirilebilse de, notunuzun etkili bir iletişim aracı olarak işlev görmesi için notun önemli kısımlarını eklemek önemlidir.
başlık
Bir notun göndereni, muhatabı, tarihi ve konuyu belirten bir başlığı olmalıdır. Bir kişinin ismini faturanın üzerine eklediğinizde, ismini onun arkasından yazın. "Kimden" alanına isminizden sonra kendi iş unvanınızı ekleyin. Başlık, notun en üstünde, metinden önce gider. Not acilse, başlığınızın üstüne "Acil" kelimesini yazmak ofisinizde yaygın bir uygulama olabilir.
Başlıktan sonra gelen genel bakış notun içeriğini kısaca açıklar. Genel bakışta, size bir fikir sunmak veya size verilen bir ödevi cevaplamak gibi, notun amacını tanıtın. Genel bakış, okura notun ne hakkında olduğuna dair temel bir fikir verir, böylece notu hemen mi yoksa sonra mı okuyacağına karar verebilir.
bağlam
Bir notun içerik bölümü sunulan bilgilerin arka planını verir. Bu, okuyucunun notun ticari ilişkilerle bağlantısını anlamada yardımcı olur. Örneğin, "İleri teknoloji protokolleri nedeniyle …" yazabilirsiniz. Bu cümle ve bunun gibi başkaları, okuyucunun notu işinde olanlarla bağlam içine koymasına yardımcı olur.
Görevler ve Kararlar
Notunuzun amacı, içeriğe yanıt olarak gerçekleştireceğiniz görevleri açıklamaksa, notun bir sonraki bölümünde bunu söyleyebilirsiniz. Örneğin, “Teknoloji için pazar araştırmasına bakacağım…” diyebilirsiniz. Bu, okuyucuya attığınız sonraki adımlar hakkında bir fikir verir. Notunuz bir çözüm sunacaksa, "Bulgularım yeni teknolojinin firmamıza fayda sağlayamayacağı sonucuna varır …" yazabilirsiniz.
ayrıntılar
Bazı notlar ayrıntıların eklenmesini gerektirir. İstatistikler, veriler veya pazar araştırması bilgilerini eklemeniz gerekirse, bu ayrıntıları yeni bir paragrafta belirtin. Bu destekleyici fikirler, notun tartışma kısmı olarak bilinir.
Sonuç
Notunuzu, okuyucuya okumayı ne kazandığını umduğunuzu söyleyen kısa bir sonuç ile tamamlayın. Kapanış bölümü ayrıca okuyucunun tartışma için soru veya yorumlarınızı memnuniyetle karşıladığınızı bilmesini sağlamalıdır.
Ekler
Notunuzdaki grafiklere, çizelgelere, politikalara, raporlara, dakikalara veya diğer ticari belgelere bakarsanız, bunları notun arkasına ekleyin. Not sayfasına, altına bir veya daha fazla belgenin eklendiği bir not ekleyin.
