Bir işletmeyi başlatmak veya işletmek, kuruluşunuzun mali sağlığını izlemek gibi bir dizi görev getiren heyecan verici bir maceradır. Birden fazla finansal yönetim yaklaşımı vardır, bu nedenle kurumunuz için doğru muhasebe temelini seçmek, finansal trendlerin doğru bir resmini elde etmek ve işiniz için öngörülerde bulunmak için çok önemlidir. Karar verdiğiniz muhasebe yöntemi de varlıklarınızın akıcı olması durumunda etkileyebilir. Bir muhasebeci kullanın ya da gelir ve giderlerinizi takip edin, yalnızca bir muhasebe yöntemi seçin ve tutarlılık ve doğruluk için buna bağlı kalın.
Muhasebe Temelleri
Çoğu işletmenin kullandığı iki tür muhasebe tahakkuk esasına ve nakit temeli yöntemine dayanır. Bazı işletmeler, hem tahakkuk hem de nakit bazlı yöntemlerin ilkelerini birleştiren, değiştirilmiş nakit bazlı yöntemi kullanır.
Her muhasebe yöntemi varlıkları, borçları ve özkaynakları kaydederken, her birinin kaydedildiği zaman farklılık gösterir, böylece bir işletmenin finansal anlık görüntüsünü herhangi bir noktada etkiler.
Temel muhasebe formülünün üç ana bileşeni (her zaman dengelenmesi gereken) aşağıdaki gibidir:
- Varlıklar: Varlıklar, bir işletmenin nakit, arsa, envanter, binalar, alacak hesapları, yatırımlar ve diğer finansal olarak uygun kalemler gibi maddi ve maddi olmayan varlıklarını ifade eder. Varlıklar eşit borçlar artı özkaynaklar.
- YükümlülüklerBorçlar, bir işletmenin alacaklılarına ödenecek hesaplar, tahakkuk eden ücretler ve krediler için ödeme yapma yükümlülüğünü ifade eder.
- Eşitlik: Özkaynak veya özkaynaklar mevcut karı ifade eder. Özkaynak artı borçlar eşit varlıklar.
Tahakkuk Muhasebesi Yöntemi
Tahakkuk esasına göre muhasebeleştirme yöntemi, gelir tablosunda kazanıldıklarında gelirleri rapor eder ve faturalar ödendiğinde değil, gider gerçekleştiğinde ilgili harcamaları eşleştirir. Tahakkuk muhasebesi, belirli bir süre için işletmenizin karlılığının doğru bir şekilde temsil edilmesini sağlayan bir gelir tablosunda sonuçlanır. Örneğin, bir satış temsilcisi 15 Aralık'ta büyük bir satış yaparsa ancak bir sonraki takvim yılının 15 Ocak'ına kadar ödeme almayı beklemiyorsa, tahakkuk yöntemi satışı Aralık ayında gelir olarak kaydeder.
Aynı şekilde, eğer büyük bir projenin bu ay malzeme sipariş etmesi gerekiyorsa, tahakkuk eden muhasebe yöntemi faturayı ödenene kadar beklemek yerine gider olarak kaydeder. Bu yöntem, faturayı ödemek için ayırmanız gereken parayı izlemenize yardımcı olur. Ayrıca, yanlışlıkla başka bir amaç için belirlenmiş parayla bir şey satın aldığınız hataların önlenmesine yardımcı olur.
Gelirden kaynaklanan harcamalar yapılırsa, bir müşterinin sipariş ettiği mobilyayı kurmak için gereken malzemeler gibi, bu giderler ayrı olarak listelenmek yerine ayrı olarak listelenir ve gelirle kaydedilir ve projenin tamamlanmasından sonra hangi sermayenin elde edilebileceğinin kesin olarak doğru bir resmini verir. Bu kullanışlıdır, çünkü hem varlıkların hem de borçların şişirilmemesini önler, bu da ayrı ayrı kaydedildiklerinde gerçekleşebilir. Aynı zamanda, kar marjlarını takip etmeyi basit ve hızlı kılar çünkü aynı projenin gelir ve giderleri birlikte izlenir.
Finansman konusunda geniş ve uzun vadeli bir bakış açısı sürdürmek işletme muhasebesinde yardımcı olurken, tahakkuk yöntemi dezavantajları olmadan değildir. Tahakkuk esaslı muhasebe, nakit muhasebesinden daha fazla tahmin ve tahmin gerektirir; bunlar yalnızca oluştuklarında gelir ve giderlerle ilgilidir. Örneğin, gerçekte banka hesabınızda bulunmadan önce geliri saymak ve sonra harcayarak kırmızıya veya hatta iflasa yeni bir iş göndermek mümkündür.
Tahakkuk esası ayrıca daha fazla zaman alır ve en iyi tahakkuk esasına göre muhasebeleştirme yönteminin doğru nasıl kullanılacağına dair giriş ve çıkışları bilen profesyonel bir muhasebeci tarafından denetlenir. Profesyonellere en iyi bırakılan yapışkan bir muhasebe alanı, muhtemel olmayan kötü borç veya geliri tahmin etmektir. İşletmeniz muhtemelen faturalarını derhal ödeyen çoğunlukla güvenilir müşterilere sahip olsa da, faturalarını geç ödeyen veya hiç ödeyecek olanlarınız olacaktır. Profesyonel bir muhasebeci, işinizin finansal sağlığına ilişkin göreceli olarak doğru bir resim vermek için bu zararları nasıl tahmin edeceğini bilir.
Muhasebenin Nakit Temeli
Muhasebenin nakit temeli, para alındığında elde edilen geliri ve ödendiğinde yapılan masrafları kaydeder. Örneğin, işinizin yaklaşmakta olan bir inşaat projesi için 75 ünite borusu satın aldığını hayal edin, ancak fatura siz malları aldıktan sonra bir aya kadar varmaz. Banka hesabınız biraz zayıf olduğundan, faturayı aldıktan sonra ödemek için başka bir hafta beklersiniz. İşletmenizin kanalı inşaat projesine önceden yerleştirmiş olmasına rağmen, o zamana kadar masrafı kaydetmezsiniz. Küçük bir işletme için, ödenene kadar bir masraf kaydetmek zorunda kalmayacağınız bir rahatlama gibi hissedebilirsiniz, ancak aynı zamanda, yanlışlıkla bütçenizi fazla harcamanıza ve derhal bir alacaklıya borçlu olduğunuz parayı ödeyememenize neden olabilir.
Aynı ilkeler gelir için de geçerlidir. Örneğin, büyük bir projenin tamamlanmasının ardından işinize birkaç bin dolar ödemeyi kabul eden yeni bir müşteriyle bir sözleşme imzalarsanız, bu işlemin tamamlanması birkaç ay sürer. Bu arada, işletmeniz materyal satın almak ve masrafı olan işi tamamlamak zorundadır. Muhasebenin nakit temelini kullanarak, yalnızca şu anda banka hesabınızda bulunan ve sarf malzemeleri satın alabileceğiniz fonlara sahipsiniz. Yanlışlıkla bankayla kırmızıya gitmemenize rağmen, şimdi harcamaların şişirilmiş bir resmini ve proje tamamlandığında iki ay içinde gelirinizin şişirilmiş bir resmini göreceksiniz. Bu, işletmeniz için mevcut olan herhangi bir nakit kaydını yanlış ve güvenilmez hale getirir.
Nakit esaslı muhasebe yöntemi, uzun vadede tahakkuk esasına göre doğru olmamakla birlikte, bir avantaj tahakkuk esasına göre çok fazla dalgalı oda gerektirmemesidir. Tahakkuk esasına göre tahmin edilen tahmin, en kazançlı bir işletme tarafından en güvenli şekilde kullanılır ve gelir elde edilmeden önce harcamaları karşılamak için yeterli mali kaldıraç oranına sahiptir. İşletmeniz, nakit esaslı muhasebe yöntemiyle başlayabilir ve daha sonra, profesyonel bir muhasebecinin yardımıyla, özkaynaklarınız arttıkça tahakkuk esasına geçebilir.
Değiştirilmiş Nakit Muhasebesi Temelleri
Muhasebenin değişmiş nakit temeli, hem tahakkukun hem de muhasebenin nakit tabanının güçlü yönlerini birleştirir. Bu yöntemde, gelir tahakkuk esasına göre kazanıldığında belgelenir. Aynı zamanda, giderler, muhasebe yönteminde olduğu gibi ödendiklerinde belgelenir. Değiştirilmiş nakit temeli yöntemi genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine veya GAAP'a uymamakla birlikte, bazı işletme sahipleri, her iki büyük muhasebe yönteminden en iyisini bir araya getirdiğine inanmaktadır.
Örneğin, ekim ayında ocak ayında bitecek bir ev inşa etmeyi kabul ederseniz, gelir ekim ayında kaydedilir. Projenin tamamlanması için satın alınan bina malzemeleri proje boyunca kademeli olarak kaydedilmektedir.Bu sayede işiniz, varlıkların inşaat süreci boyunca mümkün olduğu kadar akıcı tutulması için esnekliğe sahip olurken, gelir ve satışların doğru bir kaydını tutar. Sonuç olarak, muhasebenin değiştirilmiş nakit temeli, büyük banka hesabı ile eşleşmeden büyük projeleri olan bazı küçük işletmeler için faydalı olabilir.
Değiştirilmiş nakit temelli muhasebe yönteminin en önemli dezavantajı, bir dış temsilcinin veya denetçinin işletmenizin mali kayıtlarını incelemesidir. Bu yöntem GAAP'a uymadığından, geri dönüp tüm kayıtlarınızı hem nakit hem de tahakkuk esaslı muhasebe yöntemine dönüştürmeniz gerekir. Bu aşırı iş, uzun vadede kuruluşunuzun zamanına ve parasına mal olacak.
