Bütçe, belirli bir dönem boyunca beklenen gelir ve giderleri tanımlamaya yardımcı olan bir araçtır. Bütçeler, harcamaları kontrol etmek ve bir işletmenin büyümesini yönetmek için yönetim tarafından kullanılır. İşlevsel bütçeler, bir işletmenin içindeki bir departman veya süreç gibi belirli bir fonksiyon için harcama ve geliri hedefler. İşlevsel bütçelere örnek olarak üretim, satış, iş geliştirme ve malzeme satın alma gibi işlevler için bütçeler dahildir.
Uygulama
İşletme fonksiyonları genellikle bunları bölümlere ayırarak tanımlanır (satış, idari, muhasebe, satın alma). Bununla birlikte, işlevler departmanlarla örtüşebilir ve işgücü, tesisler ve malzemeleri içeren bir üretim bütçesi gibi birden fazla departmanı içerebilecek fonksiyonel bütçeler üretebilir. İşlevsel bütçeler, bir süreci gerçekleştirmek veya bir şirket inisiyatifini tamamlamak için bir departman içindeki kısa vadeli harcamalara odaklanır.
Örneğin, bir iş geliştirme bütçesi, işlevsel bir bütçe örneğidir. İş geliştirme, potansiyel pazarların ve müşterilerin belirlenmesi ve rakiplerin ve çözümlerin araştırılması gibi bir ya da daha fazla departmanın yardımına ihtiyaç duyan süreçler için pazarlama, satış, yönetim ve muhasebe ile bütçelemenin zamanını ve parasını içerebilir.
Gereksinimler
Ele alınan işlevin belirlenmesi ve anlaşılması, işlevsel bir bütçenin ana hatlarını çizmenin ilk adımıdır. Fonksiyonlar departmanlarla örtüşebilir, şirket şubeleri arasındaki ilişkileri vurgulayabilir, uzun vadeli etkiler yaratabilir ve çalışanların görev tanımlarını bozabilir. Şirket içinde ortaya çıkabilecek ilişkilerin anlaşılması ve avantajlarından yararlanılması, daha verimli çalışan fonksiyonel bir bütçe yaratabilir.
Dikkatlice planlamak ve bütçeyi yazmadan ve uygulamaya koymadan önce gerekli tüm verileri bulmak, fazla harcamaları engelleyebilir. Bütçenin bir anahtarının eksik olması, hatanın karşılığını ödemek için fonksiyonel bütçenin diğer alanlarına ya da birkaç bölüm bütçesine daldırmayı ve kısaltmayı gerektirebilir. Yanlış hesaplamaları önlemek için bütçe sayıları ve aritmetik ikiye katlamak şarttır.
Elementler
İşlevsel bütçeler, tanımlanan işlevi tamamlamak için gereken doğrudan ve dolaylı maliyetleri listeler. Doğrudan maliyetlerin tanımlanması kolaydır; çalışanların maaşlarını, malzeme ve ekipman maliyetini veya pazarlama verileri veya anketler için ödeme maliyetlerini içerir. Dolaylı maliyetler genel gider ya da idari giderler olarak tanımlanır ve vergi, kamu hizmetleri ya da güvenlik ödemesini içerir. Örneğin, çalışanların fazla mesai veya hafta sonları çalışmalarını gerektiren bir fonksiyonun, iş dışı saatler için dolaylı ödeme araçlarının maliyetini, fonksiyonel bütçeye dahil etmesi gerekir.
Ürün satışlarına, promosyonlarına veya diğer gelir getirici faaliyetlere yönelik fonksiyonel bütçeler, gelir ve giderleri listeler. Her gelir getirici faaliyet türü, gelirin nasıl elde edildiğinin net bir resmi için fonksiyonel bir bütçede listelenmelidir. Örneğin, yeni ürünlerin pazarlanması için fonksiyonel bir bütçe oluşturmak, tüketicilere bir ürün örnek kitinin satılmasıyla elde edilen geliri içerebilir. İşlevsel bir bütçe, çevrimiçi olarak örnek satışlardan, distribütörler aracılığıyla ve tuğla ve harç perakende mağazalarından elde edilen beklenen gelir için ayrı bir satır öğesi içerebilir.
Ana Bütçeler
İşlevsel bütçeler, bir departman veya şirketin genel harcamalarının bir ana veya özet bütçesini oluşturmak için gereken finansal bilgileri sağlar. İşlevsel bütçeler genellikle kısa vadeli planlama araçlarıdır. İşlevsel bütçelerin ana bütçeyle birleştirilmesi, bir yıl veya belirlenmiş bir dönem için beklenen şirket harcamaları hakkında genel veri sağlar. Ana bütçeler, daha büyük borç, varlık ve sermaye ihtiyaçları anlayışıyla yönetime sağlayan uzun vadeli planlama araçlarıdır.
