Veri girişi belki de bir şirketin başarısının en önemli yönlerinden biridir. Veriler doğru eklendiğinde, dağıtılan bilgiler yöneticilerin önceden planlamalarına, hedefleri belirlemelerine ve eksiklikleri gidermeye yardımcı olabilir. Bilgi yanlışlıkla bilgisayar sistemine girildiğinde, sonuçlar daha iyi veya daha kötüsü için çarpık ve yanlış olur. Bu nedenle, veri giriş operatörlerinin bilgiye girdikleri doğruluk ve verimlilik çok önemlidir.
İlk giriş
Veri girişi operatörleri, başlangıçta verileri iş hedeflerini veya bilgileri temsil eden sistemlere girerler. Bazen, bu veriler konuyla ilgili kalır, ancak çoğu zaman zamanla bozulur. Bu nedenle, veri girişi uzmanları döner bir biçimde yeni bilgiler girmelidir. İlk bilgilerin yanlış olması durumunda, şirket gereğinden fazla iş yaratan çifte giriş yapma riski taşımaktadır. Bu olduğunda yöneticilerin eski ve yanlış bilgileri el ile taraması ve temizlemesi gerekebilir. İlk bilgi doğruysa, veri girişi operatörünün sadece güncellemeyi oluşturmak için yeni veri girmesi gerekir.
Veri Girişi Doğrulama
Bazı işletmeler sisteme yanlış veri girme ihtimalini azaltan veri giriş doğrulama programlarını kullanır. Başlangıçta, iki veya üçlü kontrol yapmayan sistemlerden daha fazla zaman alır. Ancak uzun vadede, doğrulama programları eski kayıtlara geri dönme ve geçmişteki hataları düzeltme ihtiyacını azaltarak iş için değerli zaman ve para tasarrufu sağlayabilir. Doğrulama programında, veri giriş operatörü, girilmeden önce birden fazla girilen bilgiyi doğrulamalıdır. Bazı programlar yalnızca formdaki belirli alanlara sayısal girişlere izin verir, bunun tersi de geçerlidir.
Yazılım Programları
Tüm veri girişi doğruluk sorunları insan kaynaklı değildir. Ucuz ve verimsiz veri doğrulama yazılım programlarının hataları, programlama eksiklikleri ve diğer problemler olabilir. Daha büyük kuruluşlar daha kesin ve doğru veri depolama programları gerektirirken, küçük şirketler bu kadar katı gereksinimlere ihtiyaç duymayabilir. Karar verme faktörü, ucuz veya pahalı bir veri kontrol paketinin bir şirketin kâr hanesini nasıl etkilediğidir. Programın birkaç karakteri özlememesi veya ondalık bir noktayı yanlış yorumlaması, birkaç kuruş ile binlerce dolar arasında kaybedilen fark olabilir.
Artan Değer
Yanlış veri bir şirketin veritabanında kaldığında, tam değerini olumsuz yönde etkileyebilir. Güncel olmayan geçmişe dayalı kiralama bildirimleri veya güncellenmemiş eski değerlendirmeler gibi eski bilgiler, bir şirketin gerçekte olduğundan daha az karlı görünmesine neden olabilir. Bu, bir işletme sahibinin gelecekte finansman alma, daha fazla iş alma veya daha sonraki bir tarihte satış yapma becerisini olumsuz yönde etkileyebilir. Şirketimizin değerini korumak ve arttırmak için doğru kayıtların tutulması ve günlük olarak güncellenmesi şarttır.
