İşletmeler, satın alımların şirketin çıkarlarına en uygun şekilde çıkmasını ve paranın verimli bir şekilde harcanmasını sağlamak için satın alma prosedürleri oluşturur. Bu prosedürler, tek bir satıcıdan küçük alımlardan kapsamlı teklif süreçlerine kadar her şeyi kapsar. Bir ihale sürecinde, bir satın alma yöneticisi malları almak için maliyet, güvenilirlik ve zaman dilimi bazında bir satıcı teklifleri listesinden en iyi teklifi seçer.
Küçük Nakit
İşletmeler, 25 dolar veya 100 dolar gibi küçük nakit alımları için bir limit belirler. Küçük para ile alışveriş yapan bir çalışan genellikle bunu kendi parasıyla yapar. Makbuzu saklar ve amirine veya maaş bordrosu departmanına vergi, satın alma nedeni, tarih ve satıcı dahil olmak üzere malın maliyetini içeren bir form sunar. Daha sonra küçük nakit fonundan alım için geri ödeme aldı.
Açık market
Açık piyasa alımları, bir ihale süreci gerektirmez, ancak malların fiyatı küçük nakit limitinin üstünde olduğundan, genellikle bir satın alma departmanının onayına ihtiyaç duyar. Bir talep sahibi, bazen belirli bir satıcıya ad veren mallar için bir talepte bulunur ve talep onaylanırsa, doğrudan satıcıdan alım yapar. Etrafında alışveriş yapabilir ve satıcılardan sözlü fiyat teklifi alabilir, ancak satıcıyı kendisi seçmek zorunda değildir ve seçemez.
Talep Edilen Teklif
Bir işletme, talep sahibinin satın alma teklifi sürecinin çoğunu ne zaman ele alacağını ve satın alma departmanının ne zaman alacağını belirlemek için bir satın alma limiti belirler. Malların maliyeti bu sınırın altındaysa ve bir teklif süreci gerekliyse, talep eden satıcılardan bir teklif listesi derler ve teklifleri en iyi teklifi veren satıcıyı seçen satınalma departmanına sunar. İstek sahibi teklif süreci, teklifleri kabul etmek için bir zaman çerçevesi içerebilir.
Satınalma Departmanı İhalesi
Mal veya hizmetlerin maliyeti bir satın alma limitinin üzerine çıktığında, satın alma departmanı, satın alma teklifi sürecinin çoğunu, talep edenin yardımı ile gerçekleştirir. Talep eden, mallara neden ihtiyaç duyduğunu açıklar ve satın alma departmanı satıcılardan belirli günlerde teklifler almasını ister. Bu sürenin dolmasından sonra, satın alma departmanı en iyi teklifi veren satıcıyı seçer.
