Bir şirketin finansal tabloları arasında gelir tablosu, bilanço ve nakit akışı tablosu bulunur. Gelir tablosu bir muhasebe döneminde gelir, gider ve karları özetlemektedir. Bilanço aktifleri, borçları ve özkaynakları listeler ve nakit akış tablosu nakit giriş ve çıkışlarını özetler. Doğru finansal tablolar önemlidir, çünkü yönetim, yatırımcılar, alacaklılar ve dış denetçiler, şirketlerin finansal sağlığını ve performansını değerlendirmek için güvenilir ve eksiksiz bilgilere dayanır. Doğruluk, dergi girişleriyle başlar ve bilgilerin güvenilirliğini onaylayan genel müdür ile biter.
Finansal işlemlerin günlük girişlerini ve günlük girişlerinin deftere kaydedilmesini içeren veri giriş sürecinin doğruluğundan emin olun. Veri girişi uzmanlarınız matematik hataları yapıyorsa veya verileri yanlış hesaplara giriyorsa, karmaşık bir muhasebe paketi bile algılamayacaktır. Eğitim ve rastgele izleme, veri giriş sürecinde kalite kontrolünü sağlamak için iki yoldur. Kasım 2010 tarihli "Kuzey Nevada Ticaret Haftası" adlı makalesinde, sertifikalı kamu muhasebecisi Mike Bosma, veri giriş memurlarına referans olarak kullanmak için şirket hesaplarının basılı bir çizelgesini vermenizi ve böylece verileri doğru hesaplara girmelerini önerir.
Muhasebe kayıtlarınızı banka beyannameleri, tedarikçi faturaları, kredi kartı beyannameleri ve diğer belgeler gibi harici kayıtlarla mutabık kılın. Sayılar eşleşmeli. Örneğin, bilançonuzdaki nakit bakiyesi, banka ekstrenizdeki bitiş bakiyesiyle eşleşmelidir. Benzer şekilde, uzun vadeli borç bakiyesi, ipotek ve diğer uzun vadeli borç belgelerindeki toplam bakiyelerle eşleşmelidir.
Bariz bilanço hataları olup olmadığını kontrol edin. Web sitesinde yayınlanan bir rehber notunda, Illinois Eyalet Üniversitesi'ndeki Illinois Küçük İşletme Geliştirme Merkezi, küçük işletme sahiplerinin bilançoda negatif bir nakit dengesi gibi belirgin hatalar aramasını önermektedir.
Olası hatalar için gelir tablosunu gözden geçirin. Satılan malın maliyeti her ay aynı olmamalıdır, çünkü satış kompozisyonunuz her ay değişebilir. Sabit varlıklarınız varsa, değer düşüklüğü giderleri için bir giriş yapılmalıdır. Faiz gideri ve maaş gideri gibi tahakkuk etmiş ancak ödenmemiş giderler için ayarlama girişleri yaptığınızı doğrulayın.
Nakit akış tablosunda gayrinakdi harcamalar için düzeltmeler yaptığınızı doğrulayın. Önceki ve cari dönemler arasındaki net nakit bakiyesindeki fark, kredinin işinizin banka hesaplarından geçtiğini varsayarsak banka hesaplarınızdaki değişimle eşleşmelidir.
Anomalileri tespit ederseniz, muhasebeciniz, mağaza müdürünüz veya depo amirinizle görüşün. Örneğin, normalden daha yüksek bir stok bakiyesi, stokta kullanılmayan veya durdurulan çok sayıda ürünün sonucu olabilir. Yüksek satış iadesi miktarı, üretim tesisinizde veya tedarikçinizin tesisinde kalite kontrol sorunu olduğunu gösterebilir.
