Beklentilerinize uymayan bir ürün veya hizmet hakkında bir tüketici şikayeti varsa, endişelerinizin ciddiye alınmasını sağlamanın en iyi yollarından biri bir şikayet mektubu yazmaktır. Bir şikayet mektubu başlatmanın en iyi yolunu belirlemek zor olsa da, alabileceğiniz birkaç farklı strateji vardır.
Mektuba Hitap Etmek
Şikayet mektubunuzu belirli bir kişiye bildirmek, mektubunuzun göz ardı edilme olasılığını ya da "çatlaklara çarpma" ihtimalini azaltır. Mektubunuzu, şikayetinize cevap verme yetkisi verilmiş olan kişiye hitap ederek başlayın. Bu kişinin başlığını eklemeyi unutma. Genellikle bir şirketin web sitesinde müşteri şikayetlerini kimin veya nereye yönlendireceğine dair bilgiler bulunur. Mektubunuzu yazmadan önce uygun kişiye gönderdiğinizden emin olmak için biraz araştırma yapın.
Noktaya almak
İlk paragrafınızdan önce, çözmek istediğiniz konuya ilişkin mümkün olduğunca fazla ayrıntı içeren kısa bir başlık ile başlayın. Örneğin, şikayetiniz bir havayolu uçuşuyla ilgiliyse, seyahat tarihini, güzergahı ve uçuş numarasını belirtin. Başlıktan sonra, ilk paragrafınız şikayeti özetlemelidir. İlk paragrafınızın ilk cümlesinde hızlı bir şekilde konuya gelin ve şirketin mal veya hizmetleriyle ilgili özel şikayetleri ana hatlarıyla belirtin. Kısa ve saygılı kalırken, olabildiğince çok ayrıntı ekleyin.
Olumlu Olmakla Başlayın
Bir şikayet mektubu başlatmanın başka bir yöntemi de, şikayetinize başlamadan önce şirketin ürünleri veya hizmetleri hakkında olumlu bir şey söylemek için ilk paragrafınızı kullanmaktır. Bu yaklaşım okuyucuyu daha az olumsuz bir pozisyona sokar ve bu da şikayetinizi ele almak için sizinle birlikte çalışmaya daha istekli olmasına neden olabilir. İlk cümlenize, geçmişte şirkette edindiğiniz olumlu bir deneyim ile başlayın, şirketin olumlu özelliklerinden bazılarını vurgulayın ve ardından şikayetinizin niteliğini ikinci cümleniz veya paragrafınızda ana hatlarıyla belirtin.
Genel ipuçları
USA.gov, etkili bir şikayet mektubunun nasıl yazılacağına dair ipuçları sunar; postayla gönderilen basılı bir mektubun bir şirketle iletişim kurmanın en etkili yolu olduğunu belirtir. Ayrıca doğrudan, yüz yüze olmayan bir ton kullanırsanız daha iyi sonuçlar alırsınız; öfkeli, tehdit edici veya alaycı bir mektup, sakin ve rasyonel olan bir mektuptan daha az etkili olabilir. Ayrıca, sorunun nasıl çözülmesini istediğinizi tam olarak açıkça belirtmelisiniz. Son olarak, attığınız her adımı ve yazdığınız her mektubu belgeleyin ve kopyalarını saklayın.
