Kar amacı gütmeyen kuruluşlar, hayırsever bağışlara güvenmeleri veya vergiden muaf statüsü olmaları nedeniyle çeşitli paydaşlardan incelemeye alınmaktadır. Satın alma uygulamalarınızın medya, bağışçılar, İç Gelir Servisi veya diğer ilgili paydaşlar tarafından incelenirken zarar görmesini sağlamak için, potansiyel çıkar çatışmalarından veya şeffaflık eksikliğinden kaçınan tedarik politikaları oluşturmak önemlidir.
Birden Çok Teklif
Bazı kar amacı gütmeyen kuruluşlar, belirli bir dolar seviyesinin üzerindeki alımların, teklif için teklif alınmasını, kuruluşun farklı satıcılar için birden fazla teklif almasını gerektirir. Bu, bir satın alma acentesi, departman başkanı veya yönetici direktörün, kişisel bir ödül veya dürüst rüşvet sunan bir arkadaşınıza, aile üyesine veya iş ortağına bir sözleşmeyi ödeyebilme şansını azaltmaya yardımcı olur. Bu aynı zamanda uzun süredir bir tedarikçinin her yıl oranlarını arttırmasını veya hizmetleri azaltmasını engellemektedir, çünkü rekabetin rekabet etmediğini bilir.
Düşük Teklif - En İyi Teklif
Satın alma politikanız, kuruluşunuzun projeler, hizmetler veya ürünler için en düşük teklifi almasını veya en iyi teklifi vermenizi sağlayabilir. En iyi teklif en ucuz olmayabilir, ancak kuruluş için daha iyi değer sağlayabilir. Örneğin, bir spor pazarlamacılığı şirketi, bir yardım kuruluşunun 10 kilometrelik yol yarışını başka bir firmadan daha düşük bir ücret karşılığında çalıştırmayı önerebilir, ancak daha yüksek teklif veren yol yarışlarında daha fazla deneyime sahip olabilir ve sponsorluk satın alabilecek daha fazla bağlantıya sahip olabilir. Bazı durumlarda, kar amacı gütmeyen bir kuruluş, sözleşmenin en düşük teklifin belirli bir yüzdesinde olduğu ve satın alma acentesi, departman başkanı veya yönetiminin en düşük teklifin nedenlerini gösterebileceği sürece, en düşük teklif verenden başka bir işletmeye gitmesine izin verebilir en iyi teklif değil.
Teklif Talepleri
Satın alma politikanızın bir parçası olarak, belirli bir dolar tutarından daha büyük projeler, hizmetler veya mallar için teklifler için bir talep oluşturun ve yayınlayın. Bir RFP, işletmelerin potansiyel teklif verenlerle bir sözleşme için aynı objektif gereklilikleri ileten, kullandıkları standart bir prosedürdür. RFP'ler kar amacı gütmeyen kuruluşların elmadan elmaya teklifleri karşılaştırmasını sağlamalarına yardımcı olur.
Çıkar çatışması
Favorizmi veya favorizmin ortaya çıkmasını önlemek için, yönetim kurulu üyelerinize ve yönetim personeline, satın aldığınız mal veya hizmetleri satan herhangi bir arkadaşı, aile üyesi veya iş ortağı olup olmadığını sorun. Birçok kar amacı gütmeyen kuruluşun, kuruluşun kilit paydaşlarla yakın ilişkileri olan şirketlerle iş yapmalarını yasaklayan politikaları vardır. Büyük sözleşmeleri onaylamadan önce, herhangi bir anlaşmazlık olup olmadığını belirlemek için potansiyel iş ortaklarının adlarını kilit paydaşlarınızla paylaşın.
şeffaflık
Kar amacı gütmeyen kuruluşlar diğer şirketler ile kar için rekabet etmediklerinden, ticari bilgileri kamuya açıklama konusunda daha özgürdürler. Satın alma politikanızı web sitenizde herkes tarafından kolayca erişilebilir kılın. Yönetim Kurulu toplantılarında yönetim kurulunuza verilen hazine raporuna büyük alımlarla ilgili bilgileri ekleyin.
Sürdürülebilirlik
“Yeşil” iş uygulamalarını kullanan işletmeleri tercih etmek isteyebilirsiniz. Bu, enerji ve su kullanımını azaltmak, geri dönüştürmek, organik ve toksik olmayan materyalleri kullanmak veya ambalajlamayı azaltmak için kamuya açık ve gösterilebilir girişimler yapmış şirketleri içerebilir.
